Intelligenza artificiale applicata alle PMI italiane

DialogSphere

DialogSphere nasce da un'idea semplice: l'intelligenza artificiale serve davvero quando risolve un problema concreto e costoso, non quando fa notizia. Siamo un'azienda italiana e lavoriamo con imprese italiane, che conoscono bene i propri problemi e hanno poco tempo da perdere.

Non vendiamo "l'AI" come uno slogan. Costruiamo software che un'azienda accende e che, fin dai primi giorni, le fa risparmiare ore su un'attività che oggi tiene occupata una persona in carne e ossa. La tecnologia è importante, ma per noi è un mezzo: quello che conta è il tempo che restituiamo a chi lavora.

Che cosa intendiamo per "AI applicata"

Per AI applicata intendiamo una cosa precisa: prendere un compito noioso, ripetitivo e soggetto a errore, lasciarlo fare alla macchina e tenere la persona dove serve davvero il suo giudizio. Non una scatola magica che decide da sola, ma uno strumento che fa il lavoro pesante e si ferma quando c'è un dubbio.

Nel lavoro d'ufficio di quasi ogni azienda commerciale c'è una montagna di documenti da leggere e ricopiare: ordini, bolle, conferme, fatture. È un'attività silenziosa, che non si vede nei bilanci ma costa ore ogni giorno. È esattamente lì che l'AI applicata fa la differenza: legge, capisce e propone i dati; la persona controlla e approva.

Tre principi guidano tutto quello che costruiamo:

• Concreta: risolve un problema che l'azienda ha oggi, misurabile in ore e in errori evitati.
• Verificabile: la decisione finale resta a una persona, con i punti incerti messi in evidenza.
• Sicura: i dati restano in Europa, cifrati, con traccia di ogni accesso.

Il nostro prodotto: Capture

Capture è il software con cui mettiamo in pratica tutto questo, ed è oggi il cuore di quello che facciamo. Ogni giorno la tua azienda riceve ordini, documenti di trasporto, conferme e fatture: qualcuno li apre uno per uno e ne ricopia i dati nel gestionale, riga dopo riga. Capture fa sparire proprio questo lavoro.

Trasforma quei documenti, così come arrivano, in dati pronti per il gestionale, senza che nessuno li debba ribattere a mano. Non è un OCR e non sostituisce il gestionale: si mette in mezzo, tra i documenti che ricevi e il software che usi già, e toglie l'inserimento manuale.

Il documento entra come preferisci (una mail inoltrata, un PDF, una foto scattata in magazzino con il telefono, un file in una cartella cloud), l'intelligenza artificiale lo legge ed estrae i dati, una serie di controlli verifica che tutto torni, e il dato verificato finisce nel tuo gestionale. Una persona interviene solo dove c'è un dubbio reale: il controllo resta sempre a chi di dovere.

Questa è la sintesi. Come funziona passo per passo, quali documenti gestisce, come si collega al tuo gestionale e come tiene al sicuro i dati: lo spieghiamo per esteso nella pagina dedicata a Capture.

Per chi lavoriamo

Capture è pensato per le piccole e medie imprese italiane che ricevono molti documenti da clienti e fornitori e li devono far entrare in un gestionale. Più l'azienda cresce, più documenti arrivano, ma le ore della giornata restano le stesse: è qui che il problema si fa sentire.

Si riconoscono spesso in queste situazioni:

• Distribuzione e commercio all'ingrosso, con decine di ordini e bolle al giorno da fornitori diversi.
• Manifattura, dove le conferme d'ordine e i DDT vanno riscontrati con quello che si è ordinato.
• Logistica e trasporti, con documenti che nascono in magazzino, spesso come foto.
• Servizi B2B, dove l'arretrato di documenti da registrare diventa un collo di bottiglia.

I documenti che entrano in Capture

Capture è specializzato nei documenti commerciali strutturati, quelli con una testata e delle righe, che oggi fanno perdere più tempo:

• Ordini d'acquisto
• DDT e documenti di trasporto
• Conferme d'ordine
• Preventivi e offerte fornitore
• Fatture di fornitori esteri (le fatture elettroniche italiane arrivano già strutturate via SDI)

Se nel tuo settore servono informazioni particolari, si aggiungono campi su misura senza stravolgere nulla. E quando entra un DDT, Capture ritrova l'ordine collegato e confronta riga per riga quello che è arrivato con quello che avevi ordinato.

Cosa cambia, in pratica

Con Capture, la differenza si vede subito nella giornata di chi gestisce i documenti, ed è misurabile:

• Ore restituite: il tempo speso a ribattere i dati torna ad attività che contano di più.
• Meno errori: niente più errori di battitura scoperti troppo tardi.
• Niente arretrati: i documenti non si accumulano più sulla scrivania, nemmeno il lunedì mattina.
• Più controllo, non meno: l'operatore vede solo ciò che richiede attenzione, con i punti dubbi già evidenziati.

E più l'azienda cresce, più il vantaggio aumenta: i documenti possono raddoppiare senza che debba raddoppiare il lavoro per gestirli.